Примеры текстов деловых писем разных жанров

Требования к оформлению деловой бумаги

· Объем текста должен быть не больше одной странички (лучше).

· Выполнение текста: печатать на машинке либо принтере точным шрифтом темного цвета, без подчисток и исправлений.

· Рекомендуемый эталон формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.

· Рекомендуемые интервалы: на бумаге Примеры текстов деловых писем разных жанров формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского метода издания – через 2 интервала. Реквизиты, не считая текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Меж реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо куцее, меж словами делаются пробелы в несколько интервалов.

· Абзацное членение текста: абзацы печатаются или с красноватой Примеры текстов деловых писем разных жанров строчки (начиная с шестого знака), или сходу от левого края странички. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.

· Документ пишется в согласовании с формуляром – жанровой моделью текста с постоянной композицией, включающей в себя в качестве составных частей направленные на определенную тематику блоки – реквизиты. Реквизиты Примеры текстов деловых писем разных жанров –неотклонимые признаки, установленные законом либо распорядительными положениями для отдельных видов документов.

· В документах употребляются клише– языковые формулы, которые не порождаются, а воспроизводятся (довожу до вашего сведения; живущий по адресу; мы, нижеподписавшиеся…; прошу Вашего разрешения и т.д.)

· Создатель документа должен уметь точно и коротко излагать свою точку зрения по Примеры текстов деловых писем разных жанров интересующей его дилемме. в деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические дела (ввиду, из-за, в целях, в согласовании, в доказательстве, согласно и т.п.)

· Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения и прощания (Почетаемый, глубокоуважаемый, с почтением, благодарим вас, будем благодарны Примеры текстов деловых писем разных жанров и т.п.).

· Следует избегать фамильярного воззвания к адресату (дорогой, ты заместо вы), навязывания собственной точки зрения (прошу решить вопрос положительно), отказа на просьбу без указания предпосылки.

Официально- деловая переписка

Официально-деловая переписка – документы, фиксирующие деятельность дела меж разными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

По направленному на определенную тематику Примеры текстов деловых писем разных жанров признаку официально-деловую переписку делят на:

· бизнес корреспонденцию (переписка, при помощи которой оформляют экономические, правовые, денежные и другие формы деятельности предприятия);

· коммерческую корреспонденцию (письма-запросы, предложения (оферта, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По многофункциональному признаку различают:

· письма, требующие письма-ответа (письмо-запрос, письмо Примеры текстов деловых писем разных жанров-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение);

· письма, не требующие письма-ответа (письма-подтверждения, письма-извещения, сопроводительные письма).

По особенностям композиции различают:

· одноаспектное (посвящено одному вопросу, дилемме);

· многоаспектное (многоцелевое) (содержит однотипные и разнотипные нюансы – просьбы, извинения, гарантии).

Каждому из имеющихся качеств содержания письма соответствуют обычно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевики: гарантируем, приглашаем, сожалеем Примеры текстов деловых писем разных жанров и т.п.

Главные жанры

Письмо-запрос – документ, представляющий из себя воззвание лица (организации), желающего заключить сделку с просьбой дать подробную информацию о товаре и (либо) навести предложение на поставку продукта.

Письмо-запрос обычно состоит из 2-ух частей. Во внедрении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на Примеры текстов деловых писем разных жанров которые ожидается ответ адресата.

При составлении письма-запроса могут быть применены последующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку…

Просим Вас сказать нам, сможете ли Вы…

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение…

Мы заинтересованы в срочной поставке…

Ответ на запрос составляется в случае, если торговец не Примеры текстов деловых писем разных жанров может сходу выслать покупателю предложение. Ответ на запрос может содержать последующую информацию:

¾ о принятии запроса к рассмотрению;

¾ о выяснении способностей поставки продукта, интересующего покупателя;

¾ об отказе поставить продукт, интересующий покупателя;

¾ об обещании навести предложение на поставку продукта, интересующего покупателя.

В случае отказа поставить Примеры текстов деловых писем разных жанров интересующий покупателя продукт в письме-ответе могут быть применены последующие модели:

К огорчению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…

Мы просим Вас отложить этот вопрос до…

Письмо-предложение (оферта) – заявление торговца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее определенных критерий.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого продукта Примеры текстов деловых писем разных жанров, количество и качество продукта, стоимость, срок поставки, условия платежа и др. условия поставки зависимо от нрава продукта.

При составлении предложения употребляются последующие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от…

Качество продукта соответствует эталона, высланным…

Продукт сертифицирован (оснащен сертификатом свойства)…

Платеж выполняться через…

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ Примеры текстов деловых писем разных жанров, представляющий из себя выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация должна содержать:

¾ основания для предъявления претензии (в отношении свойства и количества продукта, сроков поставки, упаковки, маркировки и т.п.);

¾ подтверждения – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы Примеры текстов деловых писем разных жанров, акт приемки);

¾ определенные требования стороны, предъявляющей претензию (к примеру, требование подмены плохого продукта, требование уценки продукта, требование допоставки продукта).

При составлении текста рекламации употребляются последующие стандартные модели:

Мы официально заявляем Вам рекламацию на…

При приемки продукта были обнаружены последующие недочеты:…

К нашему большому огорчению, условия договора Вами не выполнены Примеры текстов деловых писем разных жанров…

Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что

· претензия принята к рассмотрению;

· претензия удовлетворяется на сто процентов либо отчасти;

· претензия отклоняется с указанием мотивов отказа.

Стандартные модели ответа на рекламацию:

Приносим свои извинения за…

Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)…

Ваша претензия признана безосновательной.

Реквизиты деловых писем

Реквизиты – неотклонимые признаки Примеры текстов деловых писем разных жанров, установленные законом либо распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупа реквизитов документа именуют формуляром.

Обычно деловые письма печатают на бланках – листах бумаги с воспроизведенными на их типографским методом реквизитами. Существует два типа бланков писем – угловые и продольные.

Эмблема. Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Обычно размещается Примеры текстов деловых писем разных жанров слева от наименования организации-отправителя.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, к примеру: Русская академия (РАН). Сокращенное наименование приводится в этом случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Справочные данные об организации. В этот реквизит могут заходить: почтовый адресок, номера телефонов, телетайпа, электрической почты Примеры текстов деловых писем разных жанров, код по ОКПО, код по ОКУД.

Дата является неотклонимым реквизитом письма. На бланках писем дата обычно размещается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением, присваиваемым ему при регистрации.

Ссылка на Примеры текстов деловых писем разных жанров регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и размещается ниже индекса и даты исходящего письма.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупа четкой и полной инфы, на базе которой документ может быть доставлен адресату. Включает наименование и адресок получателя. Размещается в верхней правой Примеры текстов деловых писем разных жанров части бланка.

Наименование организации указывают в именительном падеже.

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «правилами оказания услуг почтовой связи».

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий короткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Текст. Обычно, состоит из 2-ух частей. Констатирующая часть включает указание обстоятельств, целей составления документа Примеры текстов деловых писем разных жанров, также сущности вопроса либо предложения. Во 2-ой части формулируются предлагаемые либо осуществляемые деяния, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы.

Текст официального письма может включать приветственное воззвание и заключительную формулу вежливости.

Отметка о наличии приложения размещается под текстом.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка Примеры текстов деловых писем разных жанров подписи.

Отметка об исполнителе.Данный реквизит располагается в левом нижнем углу лицевой либо обратной стороны последнего листа документа. Включает фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя.

Пример:

ОАО «Первоуральский динасовый завод» Наша родина, 623103, г. Первоуральск, Свердловской области ул. Ильича, 1, Телефон: (34392) 78-260, Факс: (34392) 78-485 От 01.12. 2005 г. № 1525 на № 02-05/71 от 27.11.2005 г. Коммерческому Примеры текстов деловых писем разных жанров директору ОАО «Кемеровский экспериментальный завод средств безопасности» Смирнову А.Ф. О поставке пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 Просим Вас разглядеть возможность поставки в адресок ОАО «Первоуральский динасовый завод» пылеподавителя гидрореактивного ПГР-30 в количестве 3-х единиц. Счет на предоплату с указанием сроков поставки просим выслать по факсу (34392) 78-484. Начальник УМТС (подпись) В.А. Перфилов Примеры текстов деловых писем разных жанров Васильев Виктор Иванович 32-45-78

Примеры текстов деловых писем различных жанров

1. Письмо-предложение:

Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле с.г., высылаем Вам коммерческое предложение на оптовые партии металлических ванн с указанием малого количества поставки по всем предлагаемым типам.

2. Письмо-запрос:

Просим Вас сказать, когда и на каких критериях Вы Примеры текстов деловых писем разных жанров сможете поставить нам 200 комбайнов марки В-45.

3. Письмо-извещение:

С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем институте не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.

4. Письмо-приглашение:

Всесоюзная торговая палата приглашает Вас на официальное открытие выставки «Современное механизированное и автоматическое оборудование и средства транспортировки для Примеры текстов деловых писем разных жанров пищевой промышленности».

5. Письмо-подтверждение:

Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2000 г.

6. Письмо-напоминание:

Напоминаем Вам, что в согласовании с контрактом 24-16от 16.03.2000 г. Вы должны разработку проекта до 16.11.2000 г. Просим Вас сказать состояние работы.

7. Письмо-ответ на запрос:

Высылаем запрошенные Вами сертификаты свойства поставленных ранее кондюков.


primernaya-programma-professionalnogo-modulya-prigotovlenie-supov-i-sousov-2011-g.html
primernaya-programma-professionalnogo-modulya-vipolnenie-rabot-po-sborke-i-remontu-agregatov-i-sborochnih-edinic-selskohozyajstvennih-mashin-i-oborudovaniya-2011-g.html
primernaya-programma-raboti-konferencii-23-maya-2013-g-09-00-10-00-registraciya-uchastnikov-konferencii.html